Il Documento programmatico sulla sicurezza è un documento disciplinato dall'ART. 34 del nuovo Testo Unico sulla Privacy. Deve essere redatto entro il 31 marzo di ogni anno ed il titolare dei rapporti nell'organigramma della privacy riferisce, nella relazione accompagnatoria del bilancio d'esercizio, dell'avvenuta redazione o aggiornamento.

Nell'ambito delle misure transitorie del 2004 i soggetti pubblici e privati tenuti per la prima volta a redigere il DPS, non devono indicare nella relazione alcunchè se il DPS 2003 o il DPS 2004 non sono stati adottati. I medesimi soggetti, qualora alla data in cui predispongono la predetta relazione abbiano redatto già il DPS 2004, indicheranno invece tale circostanza; potranno infine indicare facoltativamente quanto eventualmente già fatto nel 2003 e, sempre facoltativamente, l'aggiornamento 2004 in itinere.

Per quanto concerne il 2005 il termine di redazione è stato prorogato per adottare le nuove "misure minime" di sicurezza introdotte dal Codice della privacy a salvaguardia dei dati personali contenuti negli archivi e per redigere il documento programmatico in materia di sicurezza (dps).

Potranno usufruire dei nuovi termini sia coloro che devono predisporre tale documento per la prima volta sia coloro che ne abbiano già redatto o aggiornato uno nel 2003.

Dal prossimo anno, decorso il periodo transitorio connesso all'entrata in vigore del Codice della privacy, il termine per l'aggiornamento del dps rimarrà fissato al 31 marzo.

Deve contenere:

• l'elenco dei trattamenti di dati personali
  
  
• la distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell'ambito delle strutture preposte al trattamento
  
  
• l'analisi dei rischi che incombono sui dati
  
  
• le misure da adottare per garantire l'integrità e la disponibilità dei dati, nonchè la protezione delle aree e dei locali, rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità;
  
  
• la descrizione dei criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento
  
  
• la previsione di interventi formativi degli incaricati del trattamento, per renderli edotti dei rischi che incombono sui dati, delle misure disponibili per prevenire eventi dannosi, dei profili della disciplina sulla protezione dei dati personali più rilevanti in rapporto alle relative attività, delle responsabilità che ne derivano e delle modalità per aggiornarsi sulle misure minime adottate dal titolare. La formazione è programmata già al momento dell'ingresso in servizio, nonchè in occasione di cambiamenti di mansioni, o di introduzione di nuovi significativi strumenti, rilevanti rispetto al trattamento dei dati
  
  
• la descrizione dei criteri da adottare per garantire l'adozione delle misure minime di sicurezza in caso di trattamenti di dati personali affidati, in conformità al codice, all'esterno della struttura del titolare
  
  
• per i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale l'individuazione dei criteri da adottare per la cifratura o per la separazione di tali dati dagli altri dati personali dell'interessato (organismi sanitari)
  

Alcune aziende per la redazione del documento programmatico sulla sicurezza hanno creato degli applicativi software di supporto alla stesura. Riteniamo che le problematiche da inserire siano difficilmente standardizzabili anche alla luce di aspetti legati alla sicurezza diversi a seconda delle dimensioni e dell'attività svolta dall'impresa.

Proroga della proroga

La conversione in legge del decreto "milleproroghe" fa slittare ulteriormente la data per l'adeguamento alle nuove misure minime di sicurezza.

In particolare la nuova scadenza prevista per il Documento Programmatico sulla Sicurezza diventa il 31/12/2005 mentre l'adeguamento tecnologico slitta al 31/03/2006.

Pur nella incredulità generale per il nuovo slittamento, non si registrano posizioni ufficiali in materia da parte degli uffici del Garante.

Di fondo rimane, il rilievo che accompagna ogni differimento di termine e cioè l'assoluta indifferenza verso chi ha già provveduto da tempo a mettersi al passo con la legge.